L’utilisation du courrier électronique augmente sensiblement le volume des communications en entreprise. D’ailleurs d’après des chiffres collectés par Arobase, ressource francophone sur le courrier électronique, les cadres et dirigeants d’entreprises français passent plus de 5,6 heures par jour à consulter leur messagerie. Selon une étude menée par Adobe en 2015, ce chiffre est même de 6 heures pour les « white collars » américains. En moyenne, en entreprise, 88 emails sont reçus et 34 sont envoyés par jour et par collaborateur. Face à la réception d’un nombre croissant d’emails chaque jour, il est difficile de se dégager du temps pour tous les traiter. Absys dresse pour vous quatre raisons d’externaliser la gestion des emails pour gagner en efficacité.
1. Focus sur le « core-business »
L’externalisation des emails permet non seulement de pouvoir traiter toutes les demandes mais aussi d’apporter une vraie valeur ajoutée à son entreprise. En effet, une gestion externe maîtrisée permet de dégager du temps à l’entreprise pour qu’elle puisse se concentrer uniquement sur son cœur de métier.
2. Gestion des emails entrants optimisée = plus un seul email laissé de côté
En France, le courrier électronique gagne du terrain et devient le moyen de communication préféré des entreprises. Le traitement de tous les emails est difficilement possible lorsqu’une entreprise en reçoit des centaines par jour. De plus, il faut savoir les trier pour identifier les plus importants et créer des alertes sonores ou visuelles pour avertir de la réception des emails les plus urgents à traiter. Aucun email ne doit être laissé de côté.
3. Gain de temps précieux
Le traitement des emails représente beaucoup de temps sur la journée de travail et parfois le soir et le weekend. Une étude menée par l’ORSE(Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises) révèle que 56% des utilisateurs consacrent plus de 2h par jour à la gestion des emails, mais aussi que 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages par jour et enfin que 64 secondes, c’est le temps que l’on met en moyenne pour reprendre le fil de sa pensée lorsque l’on est interrompu par l’arrivée d’un email. De plus, les emails entrants et sortants impliquent des ressources, du matériel voire de la maintenance et pour les petites comme les grandes structures il est essentiel d’assurer une gestion efficiente sur ces éléments. Tout comme pour la permanence téléphonique, il est possible de gagner du temps en externalisant sa gestion des emails en faisant appel à des prestataires expérimentés.
4. Fréquence de réponse ajustable
Selon les besoins d’une entreprise, l’accueil des emails et leur traitement peuvent s’effectuer d’une façon ponctuelle ou permanente. En effet, grâce à la redirection des emails vers le prestataire de service, il est possible de choisir les moments auxquels ont désire déléguer la gestion des messages au prestataire.
L’email tend à devenir le premier moyen de contact avec une entreprise. De plus en plus utilisé, le canal numérique nécessite d’avoir une gestion maîtrisée des emails au sein d’une société pour ne pas perdre en efficacité. Pour vous, Absys s’occupe tout, de la gestion de votre accueil téléphonique à celui de vos emails avec un accompagnement personnalisé pour tous types de secteurs d’activités. Que cela soit pour un besoin ponctuel ou bien permanent, nous pouvons accueillir vos emails suivant vos préférences. Nous pouvons par exemple, les gérer en temps réel, 1 fois par jour ou bien même 1 fois par semaine. Vous avez le choix de nous laisser la gestion des emails via votre adresse email directement ou bien via une redirection. C’est vous qui choisissez ! Notre service de gestion des emails vous intéresse ? Contactez-nous !
Crédit photo: ocusfocus / 123RF Banque d’images
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