Qu’est-ce qu’un secrétariat à distance ?
Le secrétariat à distance consiste à confier tout ou partie de la gestion de son secrétariat à une équipe externe.
Contrairement à une secrétaire présente dans vos locaux, les professionnels qui répondent à vos appels travaillent depuis leur propre environnement. Pour votre interlocuteur, le fonctionnement reste simple : il appelle votre entreprise et obtient une réponse adaptée à sa demande.
Vos consignes définissent la manière dont chaque appel doit être traité.
Selon votre organisation, votre secrétariat à distance peut prendre le relais lorsque vous êtes occupé, pendant certaines plages horaires ou de façon plus régulière.
Que pouvez-vous confier à votre secrétariat à distance ?
Le service s’adapte au niveau de prise en charge dont votre entreprise a besoin.
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Accueillir vos appels
Nos équipes répondent à vos interlocuteurs selon la présentation définie avec vous. Votre entreprise conserve ainsi un accueil professionnel lorsque vous ne pouvez pas décrocher.
✉
Prendre et transmettre vos messages
L’appel est qualifié et les informations nécessaires sont recueillies. Le message est ensuite transmis selon l’organisation prévue dans votre dossier.
◎
Identifier le motif de l’appel
Un appel commercial, une demande client, un fournisseur ou une demande urgente ne nécessitent pas la même réponse. Vos consignes déterminent le traitement.
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Orienter les demandes
Lorsque votre organisation le prévoit, l’appel peut être orienté vers le bon service ou le bon collaborateur.
◷
Assurer la continuité de votre accueil
Réunion, rendez-vous, déplacement, intervention terrain, absence ou hausse ponctuelle des appels : votre secrétariat à distance prend le relais selon les plages définies avec vous.
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Gérer vos rendez-vous
Selon votre organisation, nos équipes peuvent recueillir les informations nécessaires à une demande de rendez-vous et appliquer les consignes prévues dans votre dossier.
Dans quelles situations faire appel à un secrétariat à distance ?
Externaliser son secrétariat répond souvent à un problème très concret : votre entreprise reçoit des appels auxquels elle ne peut pas toujours répondre dans de bonnes conditions.
« Je suis régulièrement en rendez-vous. »
Votre secrétariat prend vos appels pendant que vous restez concentré sur vos rendez-vous.
« Mes collaborateurs sont déjà occupés. »
Une équipe externe peut prendre le relais plutôt que de laisser l’appel sans réponse.
« Je n’ai pas besoin d’une secrétaire à temps plein. »
Vous adaptez la prestation à votre organisation sans ajouter un poste permanent.
« Mon activité connaît des périodes avec plus d’appels. »
Votre accueil téléphonique peut mieux absorber les variations d’activité.
« Mes équipes travaillent régulièrement sur le terrain. »
Vos clients continuent à joindre votre entreprise même lorsque vos collaborateurs sont en intervention.
« Je veux professionnaliser mon accueil téléphonique. »
Vous définissez la manière dont vos appels doivent être accueillis et les informations à recueillir.
Secrétaire interne ou secrétariat à distance : que choisir ?
Les deux solutions ne répondent pas exactement au même besoin.
Secrétaire interne
Secrétariat à distance
À quelles entreprises s’adresse le secrétariat à distance ?
Il n’est pas nécessaire de recevoir des centaines d’appels chaque jour pour avoir besoin d’un secrétariat. La question est plutôt de savoir ce qui se passe lorsqu’un client ou un prospect appelle et que personne n’est disponible pour lui répondre.
TPE et PME
Organiser la prise en charge des appels sans alourdir l’organisation interne.
Indépendants et entrepreneurs
Rester joignable pendant les rendez-vous, interventions et déplacements.
Artisans
Maintenir un accueil téléphonique pendant les interventions terrain.
Commerçants
Éviter de choisir entre le client présent et celui qui appelle.
Cabinets et professions libérales
Qualifier les appels pendant les consultations, audiences et rendez-vous.
Entreprises avec des équipes terrain
Conserver un point d’entrée pour les demandes pendant les déplacements.
Comment fonctionne le secrétariat à distance chez absys ?
Externaliser ses appels demande davantage que de transmettre un numéro de téléphone. Pour répondre correctement à vos interlocuteurs, nos équipes doivent comprendre votre organisation et savoir comment réagir aux différentes demandes.
Nous échangeons sur votre besoin
Nous identifions les appels que vous souhaitez nous confier, les périodes concernées et le niveau de traitement attendu.
Nous définissons vos consignes
Que faut-il demander à l’appelant ? Quelles informations doivent être recueillies ? À qui transmettre le message ? Quels appels nécessitent un traitement particulier ?
Nous préparons votre accueil
Votre dossier est configuré afin que les personnes chargées de vos appels disposent des informations nécessaires pour répondre.
Vous dirigez vos appels vers absys
Le fonctionnement téléphonique est mis en place selon la solution retenue.
Nos équipes répondent selon vos consignes
Lorsque votre ligne est dirigée vers absys, vos interlocuteurs sont accueillis selon le fonctionnement prévu dans votre dossier.
Vous récupérez les informations utiles
Les messages et informations sont transmis selon les modalités définies avec vous.
L’accueil téléphonique externalisé permet de rester disponible sans mobiliser vos équipes. Vos interlocuteurs échangent avec une personne réelle, capable de comprendre leur demande et de transmettre les éléments utiles au bon moment.
Nos offres commerciales
STARTER
Ne jamais manquer un appel.
POUR QUI ?
TPE, indépendants, professions libérales souhaitant une réponse humaine sans contrainte.
Une solution simple et fiable pour ne jamais laisser un client sans réponse.
Réponse au nom de votre entreprise
Identification complète de l’appelant (nom, prénom, société)
Qualification rapide du motif d’appel
Transmission immédiate du message par mail
ESSENTIEL
Votre standard simplement
POUR QUI ?
Entreprises en croissance avec plusieurs collaborateurs et appels entrants quotidiens.
Le bon équilibre entre réactivité et professionnalisme pour vos appels entrants.
le pack STARTER
Dispatch vers lignes directes ou mobiles
Orientation ultra-rapide (1 question max )
Mise en relation immédiate ou prise de message
CONFORT
Votre standard augmenté
POUR QUI ?
Entreprises structurées, multi-sites ou disposant de process complexes à gérer.
Un pilotage précis de vos flux d’appels grâce à des scripts évolués et un routage sur mesure.
le pack ESSENTIEL
Script avancé multibranches
Gestion par mots clés (motif, contrat, VIP)
Qualification fine et priorisation automatique
PREMIUM
Vos process métiers intégrés
POUR QUI ?
Entreprises cherchant à externaliser tout ou partie de leurs processus clients. SAV, astreinte, pharmaco …
L’externalisation complète de vos processus relation client avec intégration à vos outils internes.
le pack CONFORT
Modélisation complète de vos scénarios métier
Intégration dans Osvaldo, notre outil expert
Opération selon vos règles et indicateurs
Quels sont les avantages d’un secrétariat à distance pour votre entreprise ?
Les avantages d’un secrétariat à distance pour une entreprise sont nombreux, selon les besoins spécifiques de celle-ci. Voici quelques avantages courants :
- Économique : Externaliser le secrétariat à distance s’avère moins coûteux que l’embauche d’un personnel interne, car vous ne supportez pas les coûts liés aux avantages sociaux, à l’espace de bureau supplémentaire, aux équipements, etc.
- Flexibilité : Les services de secrétariat à distance peuvent être adaptés en fonction des besoins fluctuants de votre entreprise. Vous pouvez ajuster les services en fonction de la charge de travail sans avoir à embaucher ou licencier du personnel.
- Expertise spécialisée : Les secrétaires à distance apportent une expertise dans des domaines spécifiques, tels que la gestion de l’agenda, la prise d’appels entrants, la transcription, etc.
- Productivité améliorée : En déléguant les tâches administratives à des professionnels qualifiés, votre personnel interne se concentre sur des tâches plus stratégiques, ce qui améliore la productivité globale de votre entreprise.
Est-ce qu’un secrétariat à distance est une solution pérenne ?
Le secrétariat à distance peut être une solution pérenne pour de nombreuses entreprises et tant qu’elle apporte des solutions concrètes. Si elle représente en outre plus d’avantages que d’inconvénients, alors il est clair que le secrétariat à distance a sa place dans votre entreprise, surtout si cela vous permet de réduire les coûts sans compromettre la qualité de la relation client.
FAQ – Secrétariat à distance
Le secrétariat à distance désigne une solution permettant de confier tout ou partie de ses tâches administratives à des professionnels externes, sans recruter en interne. Les missions sont réalisées à distance, tout en restant parfaitement intégrées à l’organisation de l’entreprise. Cette solution offre flexibilité, continuité de service et maîtrise des coûts, tout en garantissant un traitement structuré des demandes.
Une secrétaire interne est salariée de l’entreprise et intervient physiquement dans ses locaux. Le secrétariat à distance repose sur une organisation externalisée, capable d’assurer les mêmes missions sans contrainte de présence. Cette configuration permet d’adapter le volume d’intervention aux besoins réels, d’éviter les charges fixes et de garantir une continuité même en cas d’absence.
Le secrétariat à distance peut inclure la gestion des appels, la prise de rendez-vous, le traitement des emails, la gestion des agendas, la saisie de données ou encore le suivi administratif. Chaque mission est définie en amont afin de garantir une parfaite adéquation avec les besoins spécifiques de l’entreprise. L’objectif est d’apporter un soutien opérationnel structuré et fiable.
Le secrétariat à distance convient particulièrement aux PME, aux professions libérales, aux réseaux multi-sites ou aux entreprises en croissance. Il permet de professionnaliser la gestion administrative sans alourdir la structure interne. Les entreprises souhaitant sécuriser leur accueil téléphonique et leur organisation quotidienne y trouvent une solution souple et évolutive.
Le principal avantage réside dans la flexibilité. L’entreprise ajuste le dispositif en fonction de son activité, sans supporter les contraintes d’un recrutement. Le secrétariat à distance garantit également une continuité de service, notamment en cas de congés ou de pics d’activité. Enfin, il contribue à renforcer l’image professionnelle grâce à une gestion rigoureuse et organisée des échanges.
La confidentialité est un élément central du secrétariat à distance. Les procédures mises en place encadrent strictement le traitement des données et des informations sensibles. Les intervenants respectent des règles précises afin d’assurer la protection des informations et la conformité aux exigences réglementaires.
L’efficacité peut être évaluée à travers la qualité des messages transmis, le respect des délais de traitement, la satisfaction des interlocuteurs et la fluidité de l’organisation interne. Un suivi régulier des indicateurs permet d’ajuster les procédures et d’améliorer continuellement le service rendu.
Oui, l’un des atouts majeurs du secrétariat à distance réside dans sa capacité d’adaptation. L’entreprise peut augmenter ou réduire le volume de prestations en fonction de sa croissance ou de sa saisonnalité. Cette souplesse permet d’accompagner le développement sans déséquilibrer l’organisation interne.
