La réception des appels téléphoniques entrants est un point fondamental de la relation client. Bien gérer, elle permet d’assurer une image professionnelle et de ne rater aucune opportunité.
Découvrez en quoi faire appel à un secrétariat à distance peut transformer votre quotidien pro !
Réception d’appels : ce qu’il faut retenir de ce guide
✅ Une réception d’appel réussi = c’est un client rassuré à tout prix !
✅ Décrocher vite, bien et avec le bon ton fait toute la différence auprès des appelants.
✅ Ne pas répondre, c’est prendre le risque de perdre des opportunités.
✅ Externaliser la gestion des appels permet de rester pro, même en étant débordé.
La réception des appels téléphoniques, un enjeu trop souvent sous-estimé…
Pour beaucoup de petites entreprises ou d’indépendants, répondre au téléphone semble une tâche secondaire. Et pourtant : il s’agit très souvent du tout premier contact avec un client ! Et la première impression compte…
Pourquoi mieux réceptionner vos appels entrants ?
Un appel, c’est un client potentiel. Un besoin. Une urgence. Ne pas répondre ou mal répondre, c’est envoyer un signal négatif et une mauvaise image de votre entreprise. Tout l’inverse de ce qu’il faut pour fidéliser un client.
A contrario, une réponse rapide et chaleureuse valorise votre professionnalisme. Cela renforce la confiance et l’image de votre structure.
Plus d’appels manqués
Chaque appel est pris en charge pour ne laisser passer aucune opportunité.
Image professionnelle
Un accueil structuré qui inspire confiance à vos clients et partenaires.
Disponibilité élargie
Nous restons joignables même en dehors des horaires classiques.
Gain de temps
Vos équipes se concentrent sur l’essentiel pendant que nous gérons vos appels.
Qu’est-ce qu’une bonne réception des appels entrants ?
Réussir sa réception des appels, c’est tout d’abord savoir accueillir la personne tentant de vous contacter. Puis, c’est :
- comprendre la demande,
- y répondre,
- ou transférer l’appel à un téléopérateur qualifié au bon moment.
C’est aussi… ne jamais laisser sonner dans le vide. 😉
Réception téléphonique : les erreurs à éviter absolument !
Ces petites erreurs peuvent coûter cher : une vente ratée, une frustration client, une mauvaise réputation… :
- Décrocher à la va-vite.
- Couper la parole.
- Mettre en attente… puis oublier votre interlocuteur.
- S’agacer devant un client.
- Ne pas savoir quoi répondre ou squeezer les questions de votre interlocuteur, faute de réponse à lui apporter 🤭
- Laisser passer un appel puis oublier de rappeler et de le traiter ensuite.
Télésecrétaire est un métier qui nécessite de solides compétences en relation client. Et on ne devient pas expert en SAV aussi facilement que l’on peut parfois le penser.
L ’externalisation de l’accueil téléphonique s’avère salvateur dans de nombreuses situations.
Nos clients nous font confiance
Et si on vous aidait à décrocher chaque appel (sans vous interrompre) ?
Que vous soyez une entreprise ou un indépendant, déléguer la réception des appels téléphoniques vous permet de rester disponible, sans être dérangé.
N’oubliez pas qu’un appel bien reçu peut se transformer en futur contrat…
Externaliser la réception des appels téléphoniques : en quoi ça consiste ?
Déléguer ne veut pas dire renoncer à tous vos appels entrants. Vous ne serez pas moins impliqué dans la gestion des dossiers et projets. En revanche, vous deviendrez plus libre et vous subirez moins d’interruptions. 🤗
Faire appel à un centre d’appels vous permet d’être bien représenté,
même quand vous êtes occupé.
Externaliser, c’est aussi mieux gérer les pics d’activité
Pendant les périodes de rush ou en cas d’absence (vacances, réunion, urgences et imprévues), vos appels ne tombent plus dans le vide. Vous restez joignable, sans être interrompu.
Chez Absys, vous choisissez :
✔️ les horaires de réception pour vos appels
✔️ les consignes de réponse (scripts)
✔️ les modalités de transmission (mail, SMS, CRM…)
Notre service de permanence téléphonique s’adapte à votre flux et à vos clients, et non l’inverse.
Qui peut déléguer la réception d’appels ?
Pas besoin d’avoir 50 salariés pour faire appel à un service de réception d’appel. Que vous soyez freelance, artisan ou dirigeant d’une petite structure, déléguer cette tâche est à votre portée.
Avec un centre d’appel professionnel comme Absys, vous bénéficiez :
📞 D’une équipe formée et disponible 7/7 jr – 24/24h
🕐 D’une mise en place rapide du contrat d’externalisation téléphonique
📝 De la transmission immédiate des messages à votre intention
Parlons-en ensemble !
FAQ
Que se passe-t-il si je ne peux pas répondre immédiatement à un appel ?
Le centre d’appels prend le relais, répond chaleureusement à votre interlocuteur et vous transmet immédiatement le message, garantissant zéro appel perdu.
Est-ce possible de reprendre la main sur certains appels si je le souhaite ?
Oui, vous gardez le contrôle et pouvez décider quand répondre ou laisser le call-center prendre en charge vos appels.
Puis-je personnaliser le message d’accueil de réception des appels ?
Oui, la plupart des centres d’appels adaptent le message d’accueil selon votre charte et besoins.
Combien coûte l’externalisation de la réception des appels ?
Le prix dépend du volume d’appels, des horaires, et des services choisis. Absys vous propose des formules flexibles.
Est-ce que l’externalisation permet de gérer les appels en anglais ?
Oui, certaines plateformes téléphoniques comme absys disposent d’équipes multilingues pour répondre à une clientèle internationale.
Puis-je suivre en temps réel les appels reçus par le centre d’appels ?
Avec absys, un tableau de bord en ligne est à votre disposition pour suivre l’historique des appels reçus et traités par nos opérateurs téléphoniques.
Que faire si un appel urgent nécessite mon intervention immédiate ?
Le centre d’appels vous contacte directement selon vos consignes pour que vous puissiez intervenir.
Puis-je suspendre quand je veux la prestation d’externalisation téléphonique avec absys ?
Oui, nos contrats sont sans engagement.
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