En résumé
Le secrétariat externalisé libère la charge de vos équipes internes jusqu’à 15 heures mensuelles tout en réduisant de 40% les coûts liés à la gestion des appels. Une solution clé pour déléguer l’accueil téléphonique et recentrer l’énergie sur la croissance.
Appels manqués, clients mécontents faute de disponibilité ou de prise en charge rapide, tâches administratives qui s’accumulent… La gestion du standard téléphonique vampirise votre temps et pèse sur votre organisation.
Un secrétariat externalisé offre une solution clé en main pour vous concentrer sur votre activité, sans embaucher ni exploser votre budget.
En externalisant la gestion des appels, vous gagnez en flexibilité, maîtrisez vos charges fixes et bénéficiez d’une expertise professionnelle adaptée à vos besoins réels et au volume d’appels entrants.
Qu’est-ce qu’un secrétaire externalisé exactement ?
Définition
Un secrétaire externalisé est un professionnel travaillant généralement au sein d’un centre d’appels comme absys. Ce prestataire gère des missions comme la réception d’appels, le transfert d’appels, la prise de message et l’actualisation CRM.
À qui s’adresse cette solution ?
Le secrétariat externalisé concerne particulièrement les TPE, PME, artisans et professions libérales. Selon le SDI, les artisans passent en moyenne 20 % de leur temps sur l’administratif. Et la gestion des appels rentre dans ce cadre ! Mais le volume d’appels peut fluctuer, et ne justifie pas toujours de recruter un secrétaire.
L’externalisation de la gestion des appels convient parfaitement pour pallier les pics d’activité.
Comment externaliser mon secrétariat ?
Deux profils se distinguent :
- les secrétaires indépendants
- et les centres d’appels spécialisés.
Les freelances offrent un suivi personnalisé à moindre coût, idéal pour des besoins ponctuels. Les structures comme absys disposent d’équipes structurées, proposent des expertises sectorielles et une disponibilité élargie.
Pour aller plus loin dans votre réflexion, consultez ce guide sur le choix de votre futur partenaire, qui détaille les questions à poser pendant l’entretien de sélection. Le choix doit dépendre des besoins de l’entreprise : budget, réactivité et niveau de spécialisation. Ces plateformes téléphoniques répondent aux demandes complexes ou aux horaires étendus, tandis que les indépendants s’adaptent aux profils simples et ponctuels.
Les 4 avantages clés pour votre entreprise à faire appel à un secrétaire externalisé
Un secrétaire externalisé représente de nombreux avantages que voici :
1. Variabiliser les dépenses
Une secrétaire externalisée peut gérer :
- les appels et e-mails entrants,
- l’actualisation de l’agenda,
- la rédaction de documents,
- la gestion des bases clients,
- les relances commerciales.
Ces tâches chronophages mobilisent souvent 5 à 15 heures mensuelles !
En cas d’externalisation de votre secrétariat, vous variabilisez les dépenses en vous alignant à votre activité réelle. Les tarifs dégressifs pour des forfaits supérieurs ou les contrats annuels renforcent cette économie.
2. Répondre à un besoin ponctuel ou renforcé
Une secrétaire externalisée s’ajuste en quelques clics. Certains prestataires proposent des astreintes téléphoniques, incluant les soirs et week-ends.
Une solution de secrétaire à la carte qui s’adapte à votre réalité avec absys !
3. Accéder à une expertise immédiate sans formation préalable
Ces professionnels maîtrisent les outils de gestion (QuickBooks, Zoho), normes juridiques ou techniques de saisie de données. Un secrétaire spécialisé dans le juridique vous apportera ainsi la précision attendue en interne.
L’externalisation transforme un coût fixe potentiellement lourd pour une TPE en une charge variable, parfaitement alignée sur votre activité réelle et votre trésorerie.
4. Gagner en sérénité
Plus de gestion des absences, de recrutement ou de contrats à renouveler. Un seul interlocuteur gère les imprévus, vous libérant de ces contraintes liées au standard téléphonique. Les formalités de paie, arrêts maladie ou frais de matériel sont pris en charge par le prestataire. Même les tâches spécifiques comme la gestion de dossiers sensibles ou les appels internationaux sont sécurisées, avec des garanties de confidentialité RGPD intégrées.
Quelles tâches pouvez-vous déléguer à un secrétaire externalisé ?
Les centres d’appels comme absys peuvent couvrir un éventail large de missions. Voici les principales catégories transférables à un prestataire, avec des cas concrets.
La gestion de la relation client
- Accueil téléphonique personnalisé et filtrage des appels pour prioriser les demandes urgentes.
- Prise de messages précis
- Organisation de rendez-vous et synchronisation d’agendas en temps réel.
- Traitement des e-mails et formulaires
- Réponse aux demandes simples et orientation des cas complexes vers les équipes expertes.
Le support administratif et commercial
- Saisie de données dans des outils comme HubSpot ou Excel, mise à jour régulière des fichiers clients.
- Mise à jour des bases de données pour garder coordonnées et historiques clients à jour.
- Transcription d’entretiens audio avec formatage (Word, PDF) et respect des délais.
- Appui dans des domaines réglementés (juridique, santé) avec vocabulaire adapté et suivi des obligations.
Combien coûte un secrétaire externalisé : détail des tarifs
Externaliser son secrétariat permet de transformer des coûts fixes en coûts variables, mais le prix dépend de votre volume de besoins, de l’urgence et de la spécialisation requise.
Voici une vue d’ensemble des offres proposées chez absys :
Nos offres commerciales
STARTER
Ne jamais manquer un appel.
POUR QUI ?
TPE, indépendants, professions libérales souhaitant une réponse humaine sans contrainte.
Une solution simple et fiable pour ne jamais laisser un client sans réponse.
Réponse au nom de votre entreprise
Identification complète de l’appelant (nom, prénom, société)
Qualification rapide du motif d’appel
Transmission immédiate du message par mail
ESSENTIEL
Votre standard simplement
POUR QUI ?
Entreprises en croissance avec plusieurs collaborateurs et appels entrants quotidiens.
Le bon équilibre entre réactivité et professionnalisme pour vos appels entrants.
le pack STARTER
Dispatch vers lignes directes ou mobiles
Orientation ultra-rapide (1 question max )
Mise en relation immédiate ou prise de message
CONFORT
Votre standard augmenté
POUR QUI ?
Entreprises structurées, multi-sites ou disposant de process complexes à gérer.
Un pilotage précis de vos flux d’appels grâce à des scripts évolués et un routage sur mesure.
le pack ESSENTIEL
Script avancé multibranches
Gestion par mots clés (motif, client/contrat, VIP/blacklist)
Qualification fine et priorisation automatique
PREMIUM
Vos process métiers intégrés
POUR QUI ?
Entreprises cherchant à externaliser tout ou partie de leurs processus clients. SAV, astreinte, pharmaco …
L’externalisation complète de vos processus relation client avec intégration à vos outils internes.
le pack CONFORT
Modélisation complète de vos scénarios métier
Intégration dans Osvaldo, notre outil expert
Opération selon vos règles et indicateurs
Astuce : Comparer les devis est essentiel, mais le tarif le plus bas n’est pas toujours le meilleur choix. Évaluez le rapport qualité-prix en fonction de l’expertise et de la fiabilité du prestataire !
Pour une analyse détaillée sur les tarifs d’un secrétariat externalisé, consultez notre guide complet !
Comment bien choisir votre prestataire : la checklist en 5 étapes
Comment trouver le partenaire idéal ?
Pour maximiser l’efficacité, définissez en amont de la prestation les tâches, délais, outils (CRM, logiciels) et indicateurs de performance. Un cahier des charges clair, rédigé en collaboration avec le prestataire, garantira une exécution fluide.
1. Évaluez précisément vos besoins
Listez les tâches de secrétariat à déléguer (gestion d’appels) et estimez le volume horaire. Priorisez-vous un soutien ponctuel (ex: remplacement en cas d’absence) ou quotidien ? Cette analyse évite de payer pour des services inutiles. Par exemple, une micro-entreprise peut se contenter de 5 heures mensuelles pour gérer les appels, tandis qu’une PME en croissance pourrait nécessiter un forfait hebdomadaire.
2. Définissez le niveau d’expertise requis
Pour les professions réglementées (comme le juridique), optez pour des assistants certifiés dans votre secteur (ex: diplômes en gestion de PME ou expérience dans le milieu).
3. Demandez un devis détaillé
Chez absys, les devis incluent le détail de la prestation conseillée (ex: 50 appels entrants + 5 relances clients/mois) et les modalités de facturation (forfait horaire, mensuel…).
absys : votre partenaire de confiance depuis 30 ans !
+30 M
appels traités
depuis 30 ans
50 %
de clients
de plus de 5 ans d’ancienneté
70
métiers
ont recours à nos services
En bref : le secrétariat externalisé, votre allié productivité !
Le secrétariat externalisé est la solution stratégique des TPE/PME : gain de temps, flexibilité et maîtrise des coûts assuré ! En déléguant la réception des appels, vous libérez jusqu’à 50 % de votre temps. Avec absys, une équipe formée gère tous vos appels entrants à distance.
Prêt à passer à l’action ? Demandez votre devis personnalisé !
FAQ
Qu’est ce qu’un service de secrétariat externalisé ?
Il s’agit de confier à un prestataire externe (indépendant ou centre d’appels) des missions téléphoniques voire commerciales. Contrairement à un salarié, ce professionnel travaille à distance et est rémunéré à la tâche accomplie, sans contrainte de temps plein. Idéal pour les TPE/PME, indépendants et artisans, ce modèle permet de gérer les appels sans embaucher.
Quel est le budget à prévoir pour externaliser ses tâches administratives ?
Les coûts varient selon plusieurs facteurs : type de mission, volume horaire, spécialisation requise et horaires d’intervention. Comptez entre 20 et 50 € HT de l’heure pour un indépendant, ou 200 à 400 € HT par jour pour un forfait. Les formules mensuelles oscillent généralement entre 200 et 375 € HT.
Les prestations spécifiques comme la transcription audio (1,50 à 3 € la minute) ou l’accueil téléphonique (0,80 à 1,50 € l’appel) ont des tarifs détaillés au forfait ou à l’acte. Les tarifs peuvent être majorés pour les interventions en soirée, weekend ou jours fériés.
Quel profil de secrétaire externalisé facture les tarifs les plus élevés ?
Les secrétaires avec compétences spécialisées (juridique, médical, comptabilité) ou multilingues pratiquent généralement des prix plus élevés. Un professionnel bilingue avec expertise dans la gestion de dossiers réglementaires complexes facture souvent plus de 45 € HT de l’heure. Les prestataires proposant des solutions « clé en main » avec équipe dédiée (ex: service d’accueil téléphonique 24/7) peuvent dépasser 3 000 € HT par mois pour des formules premium. Plus la tâche est technique ou nécessite une formation spécifique, plus le tarif s’ajuste à la hausse.
Quelles sont les spécificités du centre d’appels absys ?
absys est un centre d’appels français spécialisé dans l’accueil téléphonique externalisé pour les professionnels. Notre entreprise met à votre disposition une équipe formée pour répondre, filtrer, transférer ou qualifier les appels selon les consignes du client. Chaque compte dispose d’un script personnalisé et d’un suivi en temps réel via un espace client sécurisé.
Comment fonctionne la mise en place d’un service d’accueil téléphonique chez absys ?
Tout commence par un échange pour définir les besoins : volume d’appels, horaires, instructions précises, message d’accueil, etc. Ensuite, absys crée un script personnalisé et forme ses télésecrétaires à votre activité. En quelques jours, le service est opérationnel. Vous recevez ensuite les messages ou transferts d’appels selon vos préférences (mail, SMS, interface client).
Quels sont les avantages de travailler avec absys ?
- Réactivité et flexibilité du service
- Accueil professionnel et personnalisé
- Disponibilité étendue (jusqu’à 7j/7)
- Aucun engagement à long terme
- Équipe basée en France
- Tarification claire et ajustable selon le volume d’appels
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