Le transfert d’appel : comment ça marche ?
Le transfert d’appel professionnel est une solution incontournable pour garantir la continuité de votre accueil téléphonique. Encore faut-il choisir le bon paramétrage, notamment concernant l’affichage du numéro appelant. Ce choix impacte directement l’efficacité de votre permanence téléphonique et l’expérience client.
Lorsque vous utilisez une permanence téléphonique, vous devez effectuer un transfert d’appel professionnel vers un numéro SDA fourni par votre prestataire. Ce renvoi permet à votre standard externalisé de répondre en votre nom. Il garantit la continuité de service sans recruter en interne.
Quels sont les différents types de transfert d’appel en entreprise ?
La permanence téléphonique consiste à assurer la réception des appels entrants sur une plage horaire définie, au nom de votre entreprise.
Le transfert d’appels permanent :
Le transfert d’appel permanent, également appelé transfert inconditionnel, redirige tous les appels entrants vers un autre numéro de téléphone ou vers votre service de permanence téléphonique, sans distinction.
C’est idéal lorsque personne ne peut répondre, élargissant ainsi les plages horaires d’accueil téléphonique de votre entreprise.
Par exemple, le transfert d’appel permanent est utile :
- Avant l’arrivée de votre standardiste
- Après son départ
- Pendant la pause déjeuner
- Durant les congés ou absences
Le transfert automatique sur occupation ou en cas de non-réponse:
Ce type de transfert redirige les appels entrants lorsque vous êtes déjà en communication, évitant que les appelants soient mis en attente indéfiniment.
Le transfert automatique en cas de non-réponse redirige les appels après un certain nombre de sonneries prédéfini.
Par exemple, si vous êtes en réunion et ne pouvez pas répondre, l’appel est transféré vers votre permanence téléphonique.
Quel numéro afficher lors d’un transfert d’appel vers une permanence téléphonique ?
Lorsque vous effectuez un renvoi de votre ligne (voir notre article « Comment transférer ma ligne téléphonique professionnelle ? »), votre opérateur en téléphonie doit effectuer avec vous les paramétrages nécessaires.
Le choix du type de transfert d’appels revêt une importance cruciale pour votre entreprise. En considérant les deux options principales, l’affichage du numéro appelé et l’affichage du numéro appelant, vous devez évaluer vos besoins spécifiques.
Si l’identification personnalisée des appelants et une expérience client optimale sont des priorités, notre recommandation est claire : optez pour l’affichage du numéro appelant. Ce choix permet d’automatiser le processus de manière plus efficace, améliorant ainsi l’efficacité globale de votre permanence téléphonique.
Affichage du numéro appelé
Si ce type de paramétrage est mis en place, votre centre d’accueil téléphonique verra apparaître le numéro appelé (donc, votre numéro) lorsqu’il décrochera.
Souvent, nos clients qui optent pour cette solution pensent que ce paramétrage permettra à leur standard téléphonique d’identifier leur société et donc, d’accueillir les appels de façon personnalisée. Or, ce n’est pas le cas. C’est le numéro SDA qu’il vous a attribué qui le permet. Outre cela, l’affichage du numéro appelé peut même être gênant car il sera alors impossible pour votre plateforme d’identifier automatiquement les appelants.
Nous vous conseillons fortement de demander l’affichage du numéro appelant.
Affichage du numéro appelant
Il est utile, voire nécessaire, d’obtenir le numéro de l’appelant.
Pour votre standard téléphonique, c’est un plus qui permet de faire remonter de façon automatique la fiche de l’appelant, si celui-ci a été identifié lors d’un précèdent appel.
De fait, la prise d’informations est plus courte, plus agréable et surtout, plus personnalisée pour vos appelants.
Il est important de préciser que même avec l’affichage du numéro, les coordonnées de votre appelant seront toujours vérifiées (sauf contre indication de votre part), mais l’appelant apprécie toujours d’être reconnu.
Privilégier l’affichage du numéro appelant offre des avantages significatifs. C’est non seulement utile, mais parfois essentiel.
Les avantages de l’affichage du numéro appelant :
- Remontée automatique de la fiche client
- Traitement plus rapide des appels
- Accueil personnalisé immédiat
- Meilleure expérience client
En bref :
| Paramétrage | Ce que voit la permanence | Impact sur le service | Recommandation |
|---|---|---|---|
| Affichage du numéro appelé | Votre numéro | Impossible d’identifier automatiquement l’appelant | ❌ À éviter |
| Affichage du numéro appelant | Numéro du client | Remontée automatique de fiche + accueil personnalisé | ✅ Recommandé |
Quels sont les avantages du transfert d’appel vers absys ?
Le transfert d’appel est une fonctionnalité téléphonique essentielle pour gérer efficacement le débordement d’appels dans le monde professionnel.
Absys propose une solution adaptée à vos besoins : l’externalisation de votre standard. Voici les avantages de cette approche :
- Permanence téléphonique sans embauche supplémentaire:
- Vos appels arrivent dans la permanence téléphonique d’absys. Nos télésecrétaires répondent au nom de votre entreprise et traitent l’appel comme si elles se trouvaient dans vos locaux.
- Vous économisez du temps, de l’argent et de l’espace dans vos locaux tout en bénéficiant d’un accueil téléphonique de qualité.
- Flexibilité et continuité de service :
- Les services d’absys sont flexibles et peuvent être activés de manière ponctuelle, sans engagement à long terme. Cela convient particulièrement aux entreprises qui gèrent de l’astreinte et ont besoin de maintenir une continuité de service.
Quels bénéfices concrets pour votre entreprise ?
Moins d’appels manqués
Chaque appel est pris en charge pour ne laisser passer aucune opportunité.
Image professionnelle
Un accueil structuré qui inspire confiance à vos clients et partenaires dès le début d’appel.
Disponibilité élargie
Nous restons joignables même en dehors des horaires classiques selon vos besoins.
Gain de temps
Vos équipes se concentrent sur l’essentiel pendant que nous gérons vos appels entrants.
Besoin d’aide supplémentaire pour vos transferts d’appels ?
:Si vous avez des questions ou souhaitez plus d’informations sur l‘optimisation de vos transferts d’appels, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider à offrir la meilleure expérience téléphonique à vos clients.
FAQ – Permanence téléphonique ou télésecrétariat ?
Un transfert d’appel professionnel permet de rediriger les appels entrants de votre entreprise vers un autre numéro, comme une permanence téléphonique. Il garantit la continuité de service lorsque vous êtes indisponible. Cette solution est idéale pour éviter les appels manqués et améliorer l’expérience client.
L’affichage du numéro appelant permet à votre permanence téléphonique d’identifier immédiatement votre client. Cela déclenche une remontée automatique de fiche si l’appelant est déjà enregistré. Résultat : un accueil plus rapide, personnalisé et professionnel.
Avec l’affichage du numéro appelé, votre prestataire voit uniquement votre numéro. Avec l’affichage du numéro appelant, il voit directement le numéro du client. Seule cette seconde option permet une identification automatique et un traitement optimisé.
Vous devez contacter votre opérateur téléphonique et demander explicitement l’activation de la présentation du numéro appelant lors des transferts. Absys peut accompagner ses clients dans cette configuration pour garantir un paramétrage optimal.
Absys est spécialiste de l’externalisation de standard téléphonique pour les entreprises françaises. Nos télésecrétaires répondent au nom de votre société et assurent un accueil personnalisé. Grâce à l’affichage du numéro appelant, nous optimisons chaque interaction pour renforcer votre image professionnelle.
Oui. Le transfert d’appel professionnel est particulièrement adapté aux : PME, professions libérales, entreprises en croissance, structures avec astreinte… Il permet de garantir un accueil permanent sans embauche supplémentaire.
Oui. Un appel non répondu peut détériorer l’image de votre entreprise. Avec une permanence téléphonique Absys et l’affichage du numéro appelant, vos clients sont reconnus, pris en charge rapidement et orientés efficacement.
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