Accueil téléphonique

Pourquoi optimiser votre accueil téléphonique ?

L’accueil téléphonique revêt une importance capitale dans la gestion des relations clients.

Ses objectifs peuvent être multiples, mais ils convergent généralement vers quelques points essentiels :

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Comment l’accueil téléphonique impacte-t-il la relation client ?

L’accueil d’un appel téléphonique, d’un chat ou d’un mail est la première image que vous donnez de votre entreprise. Ces premières minutes sont déterminantes pour vos prospects.

• Une ligne qui sonne occupée en permanence ou dans le vide, 
• Un temps d’attente excessif,
• Des astreintes non assurées,
• Un outil capricieux et des serveurs qui saturent,
• Ou un standard dont les scénarios sont nébuleux et peu clairs,

feront vivre une mauvaise expérience à vos prospects et clients. 😌 Si la communication n’aboutit pas, ils iront directement sonner chez la concurrence.

Grâce à une technologie totalement maîtrisée car développée en interne, nous pouvons gérer les contacts avec vos clients ou prospects sur différents canaux.

Comment instaurer un accueil téléphonique aussi soigné qu’exigeant ? 

Pour instaurer un accueil téléphonique réussi au sein de votre entreprise, rien de plus facile. Mais bien sûr, c’est toujours plus facile à dire qu’à faire… Tout du moins, à faire seul. 😉 

Voici quelques conseils que vos téléconseillers et équipes internes peuvent appliquer pour, in fine, traiter chaque appel avec professionnalisme :

1. Une écoute active, ils auront  

Écouter attentivement les besoins des clients et faire preuve d’empathie (sans non plus s’émouvoir d’un rien) reste la base d’un accueil apprécié de tous. L’attitude générale du téléopérateur ou du secrétaire s’entend au téléphone, se discerne, s’appréhende… même à distance ! 

2. Une expression orale limpide, ils entretiendront 

Insistez sur l’importance de parler clairement et poliment à chaque appel. Les téléconseillers doivent non seulement être aimables et utiliser un langage professionnel, mais aussi éviter le jargon technique qui pourrait embrouiller le client. Le franc-parler ou certaines expressions de la vie courante n’ayant pas leur place lors d’un échange formel sont également prohibés. (Quelques exemples : “c’est clair, pas de souci, carrément”, etc.).

3. De la maîtrise des outils bureautiques, ils feront preuve 

Assurez-vous que vos téléconseillers sont bien formés à vos différents systèmes comme votre CRM et qu’ils disposent des connaissances nécessaires sur les produits ou services de l’entreprise. 

Bien former vos téléconseillers sur ces deux aspects leur permettra en outre de mieux gérer leur temps lors du traitement d’un appel et d’apporter une réponse plus rapidement. 

Pourquoi déléguer à absys l’accueil téléphonique de son entreprise ?

Confier la gestion de vos appels téléphoniques à absys, c’est choisir une solution d’externalisation adaptée à votre entreprise, quels que soient votre taille et votre secteur d’activité. 

Du lundi au vendredi, ainsi que les week-ends, notre équipe de téléconseillers à taille humaine peut assurer la gestion de votre permanence téléphonique. Que ce soit pour : 

• l’office management 💰 
• les prises de rendez-vous 📅
• ou la gestion des réclamations, 💥

Notre centre d’appels se charge de la gestion des appels simultanés, ajustant le traitement en fonction des variations saisonnières pour optimiser le volume d’appels que vous recevez.

1. Davantage de flexibilité… pour un accueil téléphonique adapté !

Nous comprenons l’importance de l’interruption minimale, c’est pourquoi notre équipe gère les conversations et échanges téléphoniques avec le plus grand soin, en français comme en anglais. 

Grâce à notre hotline dédiée, vous pouvez être sûr que vos appelants seront pris en charge à toute heure du jour 🌄 ou de la nuit 🌃, avec une astreinte assurée pour les urgences.

Éliminez le risque d’être dérangé pendant vos tâches essentielles. Nous vous offrons la flexibilité d’un planning personnalisé et adapté à vos horaires d’ouverture. 

2. La qualité de la prise en charge avant tout ! 

Nos télésecrétaires, spécialement formé·e·s, traitent chaque appel avec une écoute active et assurent la satisfaction de vos appelants. Grâce à elles et à eux, vous renvoyez une image de marque positive.

Notre équipe de télésecrétaires est non seulement qualifiée dans la gestion des appels, mais également dans la communication bilingue. Nous comprenons l’importance d’une communication efficace dans un contexte international. C’est pourquoi nos opérateurs sont capables de gérer les appels en français et en anglais avec la même aisance et professionnalisme. 

Confiez-nous votre accueil téléphonique et la gestion de votre standard pour une expérience client optimale ! 

3. Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité…

Notre service de secrétariat téléphonique est adapté à vos besoins, que vous soyez : 

• une ETI, 
• une PME 
• ou un cabinet libéral.

Nous offrons une flexibilité totale avec des plages horaires adaptées à vos exigences, y compris les jours fériés.