Notre philosophie et nos engagements
ABSYS s’engage pour la protection de vos données personnelles conformément au Règlement européen 2016/679 et la loi informatique et liberté n°78-17.
A ce titre, vous trouverez ci-dessous notre politique de protection de vos données personnelles vous expliquant notamment ce que nous collectons comme données personnelles, le traitement qui en est fait et sur quel fondement, leur conservation et vos droits.
Nous vous invitons à en prendre connaissance. Notre délégué à la protection des données personnelles est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions. Vous pouvez le contacter aux adresses suivantes :
- Par mail, à l’adresse : dpo@absys.fr
- Par courrier, à l’adresse : absys, 55 rue Gambetta, 69240 Thizy-les-Bourgs
Vous pourrez retrouver le texte du Règlement européen applicable ici : https://eur-lex.europa.eu/legalcontent/FR/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 ou interroger/saisir l’autorité de régulation (CNIL) via son site internet www.CNIL.fr.
Notez que la présente version de notre politique des données personnelles pourra faire l’objet de modification si nécessité.
Vos données personnelles et leur collecte par absys
Vos données personnelles peuvent être collectées lors de :
- Votre visite sur nos sites internet
- Nos échanges
- Nos actions de prospection
- La formation ou exécution de nos contrats.
Nous ne collectons ni donnée non-nécessaire à la finalité de traitement dans le cadre de l’exécution de nos contrats, ni données prohibées par la loi ou la réglementation.
La collecte de certaines données peut être obligatoire dans le cadre de la bonne exécution de nos contrats. Vos données personnelles peuvent être collectées par des tiers prestataires ou partenaires, lesquels s’engagent à être en conformité avec la réglementation européenne et nationale sur les données personnelles.
Nous sommes amenés potentiellement à collecter vos données personnelles suivantes :
- Etat-civil, identité, coordonnées de contact, images
- Données personnelles d’ordre économique et financier
- Données de connexion
- Internet et téléphonie
- Difficultés sociales des personnes
Nos traitements de vos données personnelles
Nous traitons vos données personnelles en les insérant dans des bases de données. Elles sont stockées, conservées et le cas échéant rectifiées, supprimées, archivées. Elles peuvent également être transférées à des tiers de confiance (p.ex. banque ou cabinet comptable).
Votre information sur nos offres commerciales (produits, services…) et promotionnelles – Communiquer avec vous
Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles dans le cadre de nos relations commerciales… Notamment, afin de vous faire parvenir des informations sur nos produits/services, nos offres commerciales/promotionnelles, nos campagnes marketing, nos devis et autres documents précontractuels, ou encore nos actualités… par mail, courrier ou téléphone.
L’exécution de vos contrats en cours et le suivi clientèle
Nous utilisons vos données personnelles afin d’assurer l’exécution des contrats en cours, conformément à vos demandes. Nous sommes également susceptibles de vous faire parvenir toutes informations sur votre commande ou vos contrats en cours, leur exécution, vos factures et documents contractuels. Nous utilisons encore vos données personnelles pour gérer notre relation client, vos demandes ou réclamations, le cas échéant les litiges.
Vis-à-vis de ces clients, absys est considéré comme sous-traitant au titre de la RGPD. Nous ne collectons que les données que nos clients nous demandent de collecter. A ce titre, chaque client demeure le responsable de traitement des données personnelles collectées par absys.
L’amélioration de nos offres et services
Nous traitons vos données personnelles pour :
- Vous permettre une utilisation optimale de nos services ;
- Suivre votre parcours utilisateurs ;
- Améliorer nos offres et services ;
- Réaliser des enquêtes de satisfaction, sondages et statistiques anonymes.
Vos paiements
Vos coordonnées bancaires peuvent être collectées soit directement par nos soins, soit par un prestataire dédié et sélectionné, lequel garantit l’entière confidentialité de vos données bancaires. Ces coordonnées ne sont conservées que pour le temps nécessaire à la durée de la relation contractuelle ou dans les limites légales.
Protection contre les initiatives frauduleuses
Les données personnelles collectées peuvent être utilisées pour lutter contre la fraude, notamment sur les paiements ou prélèvements effectués. A ce titre, nos prestataires en sécurité de paiement peuvent être rendus destinataire de ces données.
S’assurer du respect du droit et des décisions de justice
Vos données peuvent être utilisées pour :
- Répondre à une demande d’une autorité administrative ou judiciaire, d’un représentant de la loi, d’un auxiliaire de justice, ou nous conformer à une décision de justice ;
- S’assurer du respect de nos conditions générales de vente/service ;
- Protéger nos droits et/ou obtenir la réparation des dommages que nous pourrions subir, ou en limiter les conséquences ;
- Prévenir tout agissement contraire aux lois en vigueur, notamment dans le cadre de la prévention des risques de fraude.
Autres
Nous pouvons encore être amenés à traiter vos données personnelles aux fins suivantes :
- Protection des biens et personnes, et sécurité par vidéosurveillance ou badge
- Gestion des réseaux professionnels
- Gestion de prêts de livres, documents, CD, DVD, etc.
- Gestion des agendas
- Diagnostics techniques
- Exécution de garanties légales ou contractuelles
- Création et gestion de comptes utilisateurs
- Ciblage de publicité
- Statistiques client et sondages : Certaines données sont traitées à des fins statistiques… Notamment pour évaluer et améliorer la performance de nos programmes, ou encore effectuer des mesures d’audience sur notre site. Les données personnelles sont alors anonymisées pour cette finalité.
- Gestion et traitement des cookies (cf. section politique des cookies)
Le fondement du traitement de vos données personnelles
Conformément à la réglementation, le traitement par nos soins de vos données personnelles est fondé, s’il repose sur l’un des piliers suivants :
- Votre consentement au traitement de vos données par nos soins… Vous acceptez le traitement de vos données personnelles par le biais d’un consentement exprès. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment auprès de notre DPO ;
- L’existence d’un contrat entre vous et nous… Le traitement des données est alors justifié par les besoins de l’exécution du contrat ;
- Notre intérêt légitime au traitement de vos données personnelles… Dès lors que cet intérêt proportionné respecte vos droits fondamentaux et votre vie privée ;
- La Loi ou la réglementation en vigueur… Lorsque celle-ci nous oblige au traitement et à la conservation de vos données personnelles.
Modalités et durées de conservation de vos données personnelles
Nous gérons vos données personnelles selon trois phases :
- Une phase active où les données sont conservées en base « active » … Vos données personnelles sont alors accessibles uniquement par les personnes ayant un besoin opérationnel à y accéder afin de réaliser les traitements autorisés
- Une phase d’archivage (pour un temps supplémentaire à la conservation en base « active ») lorsqu’un motif légitime le justifie… Vos données personnelles sont alors archivées avec un accès restreint et pour une durée limitée.
- Une phase de suppression ou d’anonymisation… à l’issue de l’archivage supplémentaire, vos données personnelles sont supprimées ou anonymisées (de telle sorte qu’elles ne peuvent plus constituer une donnée personnelle vous identifiant).
En cas de question ou de demande concernant les durées de conservation, nous vous invitons à contacter notre DPO.
Retrait de votre consentement à la collecte ou au traitement de vos données personnelles
Votre consentement accordé pour la collecte de vos données personnelles peut être retiré en écrivant à notre DPO par email ou par courrier aux adresses figurant en-tête, et en mentionnant : vos nom, prénom, email et adresse, ainsi que la nature et l’objet précis de votre demande de retrait.
L’exercice de vos droits sur vos données personnelles
Vous disposez :
- D’un droit d’accès, qui vous permet d’obtenir :
- La confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées ;
- La communication d’une copie de l’ensemble des données personnelles détenues par le responsable de traitement ;
- D’un droit de portabilité de certaines données. Il vous permet de récupérer vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
- D’un droit d’opposition : il vous permet de ne plus faire l’objet de prospection commerciale de notre part ou de nos partenaires, ou pour des raisons tenant à votre situation particulière, de faire cesser le traitement de vos données à des fins de recherche et développement, de lutte contre la fraude et de prévention.
- D’un droit de rectification : il vous permet de faire rectifier une information vous concernant lorsque celle-ci est obsolète ou erronée. Il vous permet également de faire compléter des informations incomplètes vous concernant.
- D’un droit d’effacement : il vous permet d’obtenir l’effacement de vos données personnelles sous réserve des durées légales de conservation. Il peut notamment trouver à s’appliquer dans le cas où vos données ne seraient plus nécessaires au traitement.
- D’un droit de limitation : Il vous permet de limiter le traitement de vos données dans les cas suivants :
- En cas d’usage illicite de vos données ;
- Si vous contestez l’exactitude de celles-ci ;
- S’il vous est nécessaire de disposer des données pour constater, exercer ou défendre vos droits. Elles ne feront alors plus l’objet d’un traitement actif, et ne pourront pas être modifiées pendant la durée de l’exercice de ce droit.
- D’un droit d’obtenir une intervention humaine : les responsables de traitement peuvent avoir recours à une prise de décision automatisée en vue de la souscription ou de la gestion de votre contrat. Dans ce cas, vous pouvez demander quels ont été les critères déterminants de la décision auprès du Délégué à la Protection des Donnée.
Vous pouvez exercer ces droits auprès de notre DPO en mentionnant l’objet de votre demande dans des termes clairs et lisibles.
Nos sous-traitants et partenaires
Nous ne faisons aucun commerce de vos données personnelles. Toutefois, absys est susceptible de transmettre vos données personnelles à des sous-traitants ou partenaires, réalisant des prestations comportant des traitements de données dans le respect des finalités visées aux présentes. Ces sous-traitants ou partenaires doivent conférer à vos données personnelles le même niveau de confidentialité que absys. Ces sous-traitants ou partenaires peuvent être :
- Des prestataires susceptibles de gérer les services externalisés pour l’exécution de vos services et contrats ;
- Des prestataires nous aidant à améliorer nos services, procéder aux analyses de données et optimiser nos offres ou effectuer des sondages et statistiques ;
- Des commissaires aux comptes, experts comptables, consultants, avocats, cabinet d’audit, prestataires informatiques et infogérance ou prestataires de sécurité.
Nous pouvons également être amenés à transmettre vos données personnelles aux autorités, administrations et juridictions françaises notamment dans le cadre d’une action judiciaire ou de formalités légales nécessitant cette communication.
Politique des cookies
Qu’est-ce qu’un cookie ?
Un cookie est un fichier déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette ou téléphone) lors de votre utilisation d’un site internet, en fonction de votre navigateur. Ce fichier permettra pendant sa durée d’enregistrement d’identifier votre ordinateur lors de vos prochaines visites sur le site. Cela nous permet de conserver vos données de visites et de navigation.
ABSYS est susceptible d’utiliser divers systèmes de collecte de données personnelles notamment par voie de cookies sur son site internet et pour lesquels votre consentement est sollicité. Sont potentiellement concernés les cookies suivants :
- Cookies nécessaires — ils permettent d’optimiser l’utilisation du site (p.ex. identification, panier) ;
- Cookies de analytiques (préférence, statistiques) — ils permettent d’établir le niveau de trafic sur le site, de comprendre et analyser votre navigation, réaliser des statistiques anonymes et individualiser nos offres ;
- Cookies de tiers (marketing) — ils permettent de cibler les publicités susceptibles de vous intéresser en fonction de vos centres d’intérêts. Ces cookies relèvent pour leur émission et leur traitement de la politique appliquée par les tiers et non de la politique absys.
Les cookies sont soumis à votre acceptation sur notre site internet lors de votre première visite. La durée de validité du consentement au dépôt des cookies et traceurs est de 13 mois maximum, à compter de leur premier dépôt dans votre terminal faisant suite à l’expression de votre consentement.
Vous pouvez gérer votre acceptation ou refus des cookies directement depuis le site web en cliquant sur le lien « Paramétrer vos cookies ». Vous pouvez, ainsi, soit accepter tous les cookies, soit être averti lorsqu’un cookie est placé, soit refuser tous les cookies. Si vous refusez tout ou partie des cookies, certaines fonctionnalités du site pourraient être compromises ou certaines pages inaccessibles.
