5 avantages d’une permanence téléphonique externalisée si vous êtes avocat !

Quand on sait que chaque appel est susceptible de bouleverser une situation juridique, on pense à faire appel à des professionnels pour la gestion de ses appels entrants.

Chez absys, nous maîtrisons l’art de gérer les appels pour les cabinets d’avocats, huissiers, notaires… 👩‍⚖️ Les avocats sont excellents dans leur cœur de métier, mais ces tâches de secrétariat (appels, agenda, courriers…) ne font pas partie de leur formation initiale – et ce n’est pas leur priorité.

Découvrez les avantages à faire appel à un service de permanence téléphonique sur-mesure et respectueux des obligations de confidentialité !

Pourquoi faire appel à un service de permanence téléphonique en tant qu’avocat ?

En tant qu’avocat, chaque appel est important, mais il est souvent difficile d’y répondre sans interrompre son travail ou ses audiences. Faire appel à un service de permanence téléphonique, comme celui d’absys, permet de rester joignable tout en se concentrant sur l’essentiel : la défense de vos clients. 

C’est aussi un gage de sérieux et de disponibilité pour votre cabinet

1. Ne jamais manquer un appel important

Un appel téléphonique, qu’il provienne d’un client, d’un tribunal ou d’un autre professionnel du droit, est parfois d’une importance capitale ! Chaque appel doit absolument être pris en charge immédiatement, au risque de manquer la date de report d’une audience, par exemple. 

Peu importe vos engagements, vous êtes ainsi assuré que tous les appels sont traités grâce à un télésecrétariat juridique formé à vos besoins et ceux de vos clients. Tous les appels reçus qui nécessitent une action urgente sont redirigés vers vous sans délai.

2. Offrir un accueil professionnel et chaleureux

L’accueil téléphonique est souvent le premier contact qu’un client a avec votre cabinet. Offrir un accueil chaleureux et professionnel permet de créer une première impression positive. Avec une assistance téléphonique experte en gestion juridique, vos clients bénéficient d’une prise en charge optimale, tout en étant dirigés vers la bonne expertise en fonction de leur demande. 

3. Filtrer les demandes urgentes

Tous les appels ne nécessitent pas de réponse immédiate. Une permanence téléphonique externalisée permet de trier les demandes selon leur urgence. Les secrétaires qualifiées identifient et transmettent les appels critiques, comme ceux concernant des audiences urgentes ou des clients en difficulté, tout en filtrant les demandes moins pressantes. 

Cela vous permet de gérer vos priorités de manière plus efficace sans être constamment interrompu. 😉

4. Optimiser la gestion de l’agenda et des rendez-vous

Avec l’externalisation de votre permanence téléphonique, la gestion de votre agenda devient plus fluide. Les télésecrétaires du centre d’appels qui vous accompagnent :

• prennent en charge la planification des rendez-vous, 
• vérifient les disponibilités dans l’agenda, 
• vous rappellent de vos engagements. 

En cas de changement ou d’annulation de dernière minute, votre agenda est mis à jour immédiatement. Ce service simplifie votre emploi du temps et vous aide à mieux organiser vos journées pour vous concentrer sur vos affaires en cours.

5. Préserver sa concentration sur les dossiers en cours

Les interruptions fréquentes, notamment les appels téléphoniques, peuvent nuire à votre concentration et ralentir votre travail. En confiant la gestion des appels à un service externalisé, vous pouvez rester focalisé sur vos dossiers, vos consultations et vos plaidoiries. 

La permanence téléphonique vous permet de préserver votre productivité tout en garantissant une gestion impeccable de vos appels entrants, vous libérant ainsi des distractions inutiles.

3 points essentiels pour offrir une expérience téléphonique idéale aux appelants de votre cabinet d’avocats !

L’externalisation du secrétariat ou la gestion de ces missions en interne présente des avantages, mais il est essentiel que ces tâches soient effectuées avec professionnalisme et rigueur. 

1. Le/la secrétaire doit posséder des connaissances juridiques afin de pouvoir répondre de manière adéquate aux demandes des clients. 
2. Enfin, il est indispensable de savoir obtenir les informations pertinentes en posant les bonnes questions. Plus qu’une simple prise de message, le secrétariat téléphonique d’un avocat représente le tout premier contact et doit être irréprochable.
3. L’accueil téléphonique d’un cabinet d’avocats doit être personnalisé (par exemple : « Cabinet de Maître Duchemin, bonjour ! ») afin d’offrir un renseignement direct et précis à l’appelant. 

Comment absys optimise la gestion des appels des cabinets d’avocats ?

Avec absys, profitez de :

• ✅ Un accueil humain du lundi au vendredi, même sur les périodes creuses et de vacances scolaires.
• ✅ Une prise de messages qualifiés pour ne rien rater (urgence, client régulier, besoin d’une consultation gratuite…).
• ✅ Une gestion fluide des agendas pour les consultations (au palais de justice, en mairie, en cabinet).
• ✅ Une réponse adaptée aux besoins du cabinet : droit pénal, droit du travail, droit de la famille.

Absys est spécialiste de l’accueil téléphonique depuis 1994 et compte + 700 clients répartis dans 60 secteurs différents

Des appels de dizaines de cabinets d’avocats sont traités sur toute la France.

Chaque nouveau client définit avec nos assistantes techniques les besoins et les questions à poser à l’appelant, afin de bien pouvoir le renseigner lors de son appel. 

Des télé-secrétaires formés sur chaque dossier afin de répondre idéalement aux attentes de vos clients.