DES OPTIONS BIEN PRATIQUES
Stats in Script
Lorsqu’un message est pris, cela engendre souvent de la valeur sous exploitée voir inexploitée.
Absys est un centralisateur de messages qui peut valoriser vos données issus de l’accueil téléphonique mutualisé.
Donnez du sens à vos messages
Exprimez vos besoins d’analyse à Absys et nous construirons ensemble un formatage de messages adapté à l’analyse de vos données.
Via une interface accessible 24h/24, vous pourrez analyser vos données pour optimiser vos décisions.
Exemple d’analyse
- % d’appels pour chaque pôle de l’entreprise,
- % de satisfaction de vos clients,
- répartition des pannes par type d’appareil,
- …
Le modèle est adaptable à volonté, à vous d’exprimer votre besoin auprès de nos conseillers données.
La plus-value de notre centre d’accueil téléphonique
Etant au cœur de l’action, nos agents d’accueil téléphonique ont la capacité de vous donner leur vision de vos chiffres.
Il est toujours intéressant d’avoir 2 lectures des données :
- une vision interne (la vôtre) : plus globale,
- une vision externe (la nôtre) : au plus près de vos clients.
Vous pourrez utiliser stats in script de 2 façons :
- autonome : vous avez accès à vos données, à vous de faire les interprétations
- accompagné : Absys, vous donne sa lecture de vos données.
Un de nos adages avec nos équipes : seul on va plus vite, à deux on va plus loin !
LA DOMICILIATION
Notre prestation de domiciliation consiste à créer un support de contact en accord avec vos besoins. Cela peut être un numéro de téléphone mais aussi un fax, ou encore une adresse mail. Une fois opérationnel, vous n’avez alors plus qu’à le communiquer et nous nous chargeons de l’accueil de vos interlocuteurs.
Nous vous attribuons un numéro de téléphone et/ou une adresse mail. Vous le communiquez.
- Pas de ligne à demander à l’opérateur
- Pas d’installation
- Pas de frais de mise en service
- Indicatif au choix : 01, 02, 03, 04, 05
Sécurité : pas d’intrusion dans votre système de messagerie. Absence de gestion.
RÉPONDEUR TÉLÉPHONIQUE
Un répondeur téléphonique c’est quoi ?
On peut aussi parler de répondeur enregistreur. Il permet, sur un numéro de téléphone, de répondre à un appel même si cet appel se fait en dehors des heures d’ouvertures. Un message (paramétrable par le client) est diffusé à l’appelant. A la suite de ce message, l’appelant décide de laisser un message ou non.
Si un message est enregistré, il est alors transmis sur une adresse mail choisie par le client.
L’email sera composé :
- de l’heure d’appel
- la durée du message
- un fichier au format wav contenant le message de l’appelant
Les avantages d’un répondeur enregistreur ?
- Plus aucun appel perdu
- Analyse possible des appels reçus pendant la période hors d’accueil téléphonique
- Satisfaction des clients car possibilité de laisser un message à toute heure
En dehors des heures d’accueil téléphonique d’absys, l’option répondeur enregistreur téléphonique permet à vos interlocuteurs :
- d’écouter un message de votre choix, personnalisable à votre guise.
- de laisser un message vocal qui vous sera transmis par mail sur l’adresse email de votre choix.
Le texte peut être soit en français, soit en version bilingue français / anglais. Un conseil : ne pas faire un message trop long !
LES MESSAGES PERSONNALISÉS
A chaque appel reçu et traité par nos secrétaires standardistes, un message vous est adressé par mail. Nous pouvons personnaliser le format de ce message afin de vous faciliter son intégration dans votre système d’information.
C’EST QUOI UN MESSAGE PERSONNALISÉ ?
Le coeur de notre métier : fournir un message complet et contenant les informations nécessaires pour que nos clients puissent utiliser correctement le message.
Par défaut, tous les logiciels d’accueil téléphonique proposent un message formaté de la même façon pour tous les dossiers, c’est à dire :
Les informations de l’appelant en premier avec le Nom, le Prénom, le Téléphone
Puis les informations de l’appel précisées en fonction du client et de l’appelant affichées en fonction de l’ordre de saisie.
Absys vous propose de formater et d’organiser vos messages comme vous le souhaitez. Quand on parle de message, cela veut dire le contenu mais aussi le sujet du message.
QUELS SONT LES FORMATS DE MESSAGES POSSIBLES ?
La réponse est simple : tous ! (du moment que l’information est saisie ou connue du système).
C’est un puzzle organisable à l’infini.
Voici un exemple :
Vous pouvez demander d’avoir à la place de Nom : DUPONT (dans les informations de l’appelant) d’avoir Nom de l’appelant = DUPONT ou DUPONT (Nom de l’appelant).
Ensuite cette information peut être mise à la fin du message, dans le sujet, …
Pour les personnes du monde informatique, il est possible de faire des messages au format JSON, XML, ..
POURQUOI UN MESSAGE PERSONNALISÉ ?
- Pour une intégration facile et sûre dans votre système d’informations.
- Pour que cela soit adapté à votre métier
- Pour optimiser la lecture de vos messages selon vos habitudes
L’ENREGISTREMENT DES COMMUNICATIONS
A votre demande, les conversations téléphoniques peuvent être enregistrées dans le cadre d’un suivi qualité
Attention ! Dans ce cas, vous devez prévenir les appelants au moyen d’un message en pré-décroché
Le principe est simple :
Nous enregistrons tous les appels reçus sur votre dossier, dans le cadre d’un service d’accueil téléphonique (durée maximale de conservation des enregistrements : 2 mois).
Vos enregistrements sont en accès direct, en toute transparence.
* Ce service s’effectue dans le respect des lois imposées par la CNIL (Absys a, depuis plusieurs années un CIL, Correspondant Informatique et Liberté).
AUTRES OPTIONS :
- Répartiteur de licence : Permet à nos agents d’acquérir une licence à la volée pour vos applications à accès limité.
- Présentation du numéro : lorsque nous vous appelons, le numéro qui s’affiche est le vôtre (ou celui de votre choix). Vos collaborateurs savent que c’est le standard qui les appelle.
- Transfert identifié : certains appels entrants (dont le numéro est identifié) ne passent pas par notre standard mais sont « routés » directement vers le numéro de votre choix. Exemple : un client VIP doit être « routé » sur votre mobile.
Grâce à notre service informatique, nous pouvons étudier des solutions encore plus personnalisées, développer des applications rien que pour vous, etc …
