Vos besoins en filtrages de mail
La communication par email est un moyen de communication largement utilisé dans le monde professionnel et personnel.
Il est estimé que chaque jour 319,6 milliards d’emails sont envoyés dans le monde et près de 1,4 milliard en France. En moyenne un internaute français reçoit 39 emails par jour, alors imaginez combien d’emails reçoit une entreprise chaque jour.
Que cela soit pour une offre de service ou bien une candidature, la demande par email requiert un certain temps de traitement. Cependant, vous êtes trop occupé.
Suivant vos instructions, nous pouvons les traiter pour vous (prise de message, réponse disant que vous n’êtes pas intéressé etc.)
Quels sont les avantages de la gestion des mails ?
Les mails sont un moyen de communication incontournable.
- ils permettent d’échanger avec les clients, les prospects, les partenaires ou les fournisseurs.
- ils servent à informer, à conseiller, à vendre ou à fidéliser.
- Ils reflètent l’image et la réputation de l’entreprise.
Mais les mails peuvent aussi représenter un défi pour la gestion de la relation client.
Il faut savoir gérer le volume, la fréquence, le contenu et le ton des mails que l’on reçoit et que l’on envoie. Il faut aussi savoir répondre aux attentes et aux besoins des clients, qui sont de plus en plus exigeants et volatils.
Pour relever ce défi, une solution consiste à confier la gestion des mails à un prestataire externe. Un prestataire externe est un professionnel qui propose des services de rédaction, d’envoi, de réception et d’analyse des mails. Il peut intervenir en complément ou en remplacement de l’équipe interne de l’entreprise.
La gestion des mails via un prestataire externe présente plusieurs avantages :
- Gagner du temps et de l’argent, en externalisant une tâche qui demande du personnel, du matériel et des compétences spécifiques.
- Améliorer la qualité et la performance des mails, en bénéficiant de l’expertise et des outils d’un spécialiste du domaine.
- Optimiser la satisfaction et la fidélisation des clients, en leur offrant un service réactif, efficace et personnalisé.
La gestion des mails via un prestataire externe est donc une opportunité pour améliorer sa relation client. Cependant, il faut choisir un prestataire sérieux, qui respecte les règles de sécurité et de confidentialité, qui s’adapte au budget et au volume de mails, et qui fournit un suivi régulier et transparent des résultats.
Astuce 📧✨
La gestion efficace des emails en entreprise est essentielle pour maintenir la productivité et réduire le stress.
Voici quelques conseils pour gérer l’afflux de courriels :
• Appliquer la règle des 2 minutes :
Si un email nécessite une action de votre part qui prend moins de 2 minutes, traitez-le immédiatement.
Cela évite de le laisser s’accumuler dans votre boîte de réception.
Même si l’email n’est pas prioritaire, cette approche vous fait gagner du temps à long terme.
• Être plus concis dans vos emails :
Réduisez la taille de vos messages pour faciliter la lecture et obtenir des réponses plus rapides.
Les réponses tendent à être de taille similaire à l’email initial. Soyez bref et allez à l’essentiel.
• Utiliser des mots clés :
Commencez l’objet de vos emails par le titre habituel suivi de quelques mots clés.
Cela facilite la recherche ultérieure et permet de retrouver rapidement des sujets spécifiques1.
En appliquant ces conseils, vous pourrez mieux gérer le flux d’emails dans votre entreprise et améliorer votre efficacité au quotidien.
Comment externaliser le traitement et la gestion de vos emails
Vous recevez et envoyez chaque jour des dizaines, voire des centaines de mails.
Pour externaliser le traitement et la gestion de vos mails, il vous suffit de suivre ces étapes :
- Choisissez un prestataire externe qui correspond à vos besoins, à votre budget et à votre secteur d’activité. Comparez les offres, les tarifs, les références et les garanties des différents prestataires.
- Définissez les modalités de la collaboration : le volume, la fréquence, le contenu et le ton des mails à traiter, les outils à utiliser, les objectifs à atteindre, les indicateurs à mesurer, etc.
- Transmettez les informations nécessaires pour qu’il puisse accéder à votre boîte mail, à votre base de données clients, à votre charte éditoriale, etc.
- Laissez le prestataire externe gérer vos mails selon les consignes que vous avez établies. Il se charge de rédiger, d’envoyer, de recevoir et d’analyser vos mails. Il vous rend compte régulièrement des résultats obtenus.
Pour un besoin ponctuel (surcroit d’activité saisonnière) ou permanent, absys accueille vos emails sur la période horaire que vous aurez choisie.
Nos agents sont aussi capables de se connecter et d’accéder à vos emails en direct si vous le souhaitez.
Le traitement peut être effectué à l’arrivée de l’email (délai minimum 10 minutes, possibilité de délai garanti) ou alors une fois par jour, une fois par semaine. La fréquence de traitement est ajustable en fonction de votre besoin.
Comment mettre en place la gestion de mails avec absys ?
Deux solutions s’offrent à vous :
- Nous vous attribuons une adresse mail sur laquelle vous dirigerez vos mails (option « domiciliation mail »)
- Vous nous donnez accès à votre adresse mail. Ceci offre 2 avantages :
- les réponses se font à partir de votre adresse mail
- tout l’historique est conservé dans votre messagerie
Traitement applicable à l’accueil d’emails
Nos agents d’accueil sont capables de gérer toutes les procédures :
- Déclencher une astreinte en fonction du mail (exemples : vérifier si le client à le droit à l’astreinte, si le problème nécessite une astreinte, …)
- Routage d’email : Faire le premier filtre et transmettre au bon service l’email en fonction du contenu
- Transmettre une réponse à la personne ayant envoyé le courriel
- Intégrer la demande dans un outil spécifique en fonction de critères pré définis
Il faut garder à l’esprit que nous sommes capables de nous adapter à tous les besoins. Le but : vous fournir un service qui correspond à vos attentes.
Les avantages d’un accueil email avec absys
- Gain de temps : vous ne traitez que les emails qui ont besoin de votre expertise ;
- Flexibilité : votre plage horaire de réponse est élargie sans vous rajouter des contraintes (congés, absence, …) ;
- Augmentation de la satisfaction client : Une équipe d’experts à l’écoute de vos clients.
- Une équipe d’experts formés aux techniques de communication par mail et aux outils adaptés à chaque situation.
- Adaptabilité : nous prenons en charge tout ou partie de vos mails entrants et sortants, selon les besoins et les préférences de votre entreprise.
- Réactivité et disponibilité optimales, en répondant aux mails dans les meilleurs délais et en s’adaptant aux horaires et aux fuseaux horaires de vos clients.
- La garantie d’une qualité et d’une cohérence du discours, en respectant la charte éditoriale et le ton de votre entreprise, ainsi que les attentes et les besoins de vos clients.
Externaliser l’accueil email peut vous aider à améliorer votre service client, réduire vos coûts et optimiser votre efficacité opérationnelle.
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos offres et nos tarifs.
