Appels, gestion d’agenda, suivi administratif, accueil téléphonique… Et si vous pouviez déléguer tout ça sans recruter en interne ? Un service de secrétariat (ou secrétariat externalisé) permet aux entreprises de toutes tailles de :
- ⏳ gagner du temps,
- 💰 réduire leurs coûts
- 👨💼assurer une présence professionnelle constante.
En quoi consiste un service de secrétariat ?
Quels sont ses avantages et les missions prises en charge ?
Et surtout, comment bien choisir la solution la plus adaptée à votre activité ?
Je connais déjà tout des missions et avantages d’un secrétariat et je souhaite externaliser sans attendre
Qu’est-ce qu’un service de secrétariat ?
Le secrétariat prend en charge des missions administratives et de gestion au sein d’une entreprise. Il est possible d’externaliser ce service auprès d’une secrétaire indépendante ou de plateformes téléphoniques.
Dans ces cas-là, le secrétariat se fait à distance.
Quels sont les différents services qu’un secrétariat à distance peut gérer ?
Un secrétariat externalisé ou à distance peut prendre en charge une large palette de missions administratives, avec parfois davantage de rigueur qu’en interne.
Celles-ci peuvent différer d’un prestataire à un autre.
👀 Exemple : un centre d’appels se concentrera plutôt sur la gestion des appels que sur le tri des documents.
Voici les tâches et missions que vous pouvez confier à un (télé)secrétaire.
| Service | Détail des missions |
| ✅ Gestion des appels téléphoniques | Accueil téléphonique,Filtrage des appels, Transfert d’appels,Prise de messages… |
| ✅ Prise de rendez-vous | Gestion d’agenda, Synchronisation avec vos outils (Google Calendar, Outlook…). |
| ✅ Gestion des e-mails | Traitement des courriels,Réponse aux demandes simples, Tri et suivi. |
| ✅ Saisie et rédaction de documents | Rédaction de courriers, Comptes-rendus, Devis, Factures, … |
| ✅ Relance clients / fournisseurs | Relances administratives : impayés, retards, confirmations, etc. |
| ✅ Classement numérique et archivage | Organisation des dossiers, Mise à jour de vos bases documentaires. |
| ✅ Accueil multicanal | Réponse via téléphone, Gestion des demandes par mail, Réponse aux formulaires de contact, Gestion chat en ligne…. |
| ✅ Support administratif courant | Aide ponctuelle sur des tâches de back-office : commandes, inscriptions, etc.Mise à jour base clients |
Qui peut profiter d’un service de secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé ne s’adresse pas uniquement aux grandes entreprises. Bien au contraire : il séduit de plus en plus de petites structures qui cherchent à rester agiles tout en gagnant en professionnalisme !
| Type de structure | Pourquoi faire appel à un·e secrétaire |
| TPE / PME | Déléguer les tâches chronophages sans recruter. |
| Professions libérales | Rester joignable, même entre deux rendez-vous. |
| Artisans / indépendants | Ne pas perdre d’appels ni de clients pendant un chantier où il est difficile de décrocher. |
| Start-ups | Structurer l’administratif dès le départ, sans alourdir la masse salariale. |
| Cabinets médicaux ou paramédicaux | Mieux gérer les appels, la prise de rendez-vous et les urgences. |
| Associations | Assurer un suivi administratif rigoureux même en ayant peu de ressources humaines. |
Mettre en place un service de secrétariat permet de proposer une solution souple, évolutive et sécurisée, qui s’adapte aux besoins réels de votre entreprise.
Avantages d’un service de secrétariat
Faire appel à un service de secrétariat externalisé, c’est profiter de nombreux bénéfices, à la fois pratiques et stratégiques :
1. Des appels mieux gérés
Fini les appels qui tombent dans le vide ou les messages perdus. Votre standard est pris en main par des professionnels formés, qui suivent des procédures claires.
2. Une relation client optimisée
Chaque appel est pris avec soin, dans un ton cohérent avec votre image. Résultat : vos clients se sentent écoutés, pris en charge… et reviennent. 😉
3. Un soulagement pour vos équipes
Vous gagnez un temps précieux : votre équipe reste concentrée sur ses missions, pendant que le secrétariat se charge des interruptions provoqués par les sonneries incessantes de votre standard…
4. Une solution économique
Pas de contrat longue durée, pas de matériel à acheter, pas de charges fixes. Le service s’adapte à vos besoins et à votre budget.
5. Une meilleure visibilité sur la gestion de vos appels
Nombre d’appels, horaires, durées, types de demandes… Vous disposez de données fiables pour mieux piloter votre activité sans y passer des heures. ⌚
Quand faire appel à un service de secrétariat externe ?
✅ Si vous êtes une petite structure
✅ Si vous rencontrez des besoins ponctuels
✅ Si votre entreprise traite de grands volumes d’appels
✅ Si vous devez confier la gestion de données sensibles
Pourquoi choisir absys pour vos services de secrétariat ?
Plus d’appels manqués
Chaque appel est pris en charge pour ne laisser passer aucune opportunité.
Image professionnelle
Un accueil structuré qui inspire confiance à vos clients et partenaires.
Disponibilité élargie
Nous restons joignables même en dehors des horaires classiques.
Gain de temps
Vos équipes se concentrent sur l’essentiel pendant que nous gérons vos appels.
Comment bien choisir votre prestation de service en secrétariat ?
Trouver le bon prestataire en secrétariat ne se résume pas à comparer les tarifs. Pour un service durable, voici la réflexion à suivre avant de vous lancer :
✅ Estimez vos besoins réels
- Avez-vous besoin d’une présence téléphonique ? d’un appui administratif ? Ou bien des deux ?
- S’agit-il d’un besoin ponctuel, régulier, ou à temps plein ?
💥Déterminez le niveau de spécialisation
- Votre activité nécessite-t-elle des compétences spécifiques (médical, juridique, immobilier, etc.) ?
- Le prestataire connaît-il les outils que vous utilisez au quotidien (CRM, logiciels de facturation, agenda partagé…) ?
🕒 Quelle disponibilité souhaitez-vous offrir à vos clients / utilisateurs ?
- Vous cherchez à être joignable sur des horaires de bureau ?
- Peut-être avez-vous besoin d’une amplitude plus large (soir, week-end, 7/7jr, 24/24h) ?
- Quelle réactivité est attendue en cas d’urgence ou d’imprévus ?
Sujet en lien : Quelle différence entre astreinte et permanence téléphonique ?
📞 Sur quels canaux souhaitez-vous être joint ?
- Le secrétariat doit-il couvrir uniquement le téléphone ?
- Ou aussi les mails, le chat, les messages réseaux sociaux ?
🔐 Facteurs sécurité et confidentialité
- Des données sensibles seront-elles à traiter ?
- Le prestataire que vous ciblez est-il conforme au RGPD ?
- Propose-t-il des clauses de confidentialité ?
💰 Quel est le budget que vous souhaitez allouer à un service de secrétariat ?
- La facturation doit-elle plutôt se faire à la minute, à la tâche, au forfait ?
- Recherchez-vous une offre sans engagement
- Pour quelle durée ?
👥 Pensez au feeling !
La qualité de l’échange avec le prestataire dès le premier contact est un bon indicateur. Faites-vous confiance à la personne ou l’équipe qui va parler en votre nom ?
Une fois ces éléments clarifiés, vous pourrez formuler votre demande plus précisément auprès des prestataires et comparer les offres en toute sérénité. 😊
Découvrez notre offre « centre d’appels »
Réduisez les temps d’attente, maîtriser votre budget et offrez à vos clients un accueil téléphonique digne de ce nom ! 🤝
Externalisez votre centre d’appels avec absys pour libérer vos ressources internes et optimisez ainsi votre service client.
Combien coûte un service de secrétariat ?
💰 Voici les tarifs moyens pour profiter d’un service de secrétariat.
| Type de prestation | Fourchette de prix moyen |
| Accueil téléphonique basique (standard, SAV) | Entre 0,80 € et 1,50 € la minute |
| Appels sortants (relances, enquêtes) | De 1 € à 2 € la minute |
| Prospection téléphonique / vente à distance | Environ 2 € à 3,50 € par minute |
| Service dédié avec équipe attitrée | Forfait mensuel de 3 000 € à 6 000 € |
Ces tarifs sont indicatifs. Notez que toutes ces missions ne sont pas non plus couvertes par tous les services d’assistance téléphonique (exemple : call sortant…).
Les facteurs influençant le prix d’un service de gestion des appels externe
- Le type d’appels (entrant, sortant, SAV, commercial)
- Les plages horaires désirées (journée, soir, week-end, 24/7)
- Le nombre de langue(s) que devra parler l’équipe du tour opérateur
- Le niveau d’expertise requis
- Le volume d’appels ou d’heures
- Les outils utilisés (CRM, agendas, etc.)
- La nature de la prestation (ponctuelle ou récurrente)
Bon à savoir !
- De nombreux prestataires proposent des formules sur-mesure, avec un volume d’appels ou d’heures prédéfini (ex. : 500 appels par mois, 10 h de secrétariat…).
- Des tarifs dégressifs peuvent être appliqués si vous avez un volume important ou un engagement sur la durée. 📉
- Pensez à exiger des indicateurs de performance (KPI) dans votre contrat : taux de réponse, délai moyen, nombre d’appels traités… Surtout si la facturation se fait à la minute.
Besoin d’une estimation rapide ?
Obtenez votre devis personnalisé, gratuitement !
Service de secrétariat internalisé ou externalisé : comment choisir ?
Faut-il intégrer une secrétaire à votre équipe ou faire appel à un télésecrétaire ? Chaque solution présente ses avantages… et ses limites.
Voici un comparatif pour vous aider à réfléchir.
| Critère | Secrétaire en interne | Service externe de secrétariat |
| Coût | ❌ Coût élevé lié aux salaires, charges et équipement | ✅ Budget modulable selon les besoins réels |
| Souplesse | ❌ Organisation rigide et difficile à adapter | ✅ Grande flexibilité, même en cas de pic d’activité |
| Qualité et continuité | ✅ Qualité stable si la personne est bien formée | ❌ Variable selon les prestataires choisis |
| Réactivité | ❌ Délais parfois longs pour faire évoluer le service | ✅ Adaptabilité quasi immédiate |
| Confidentialité | ❌ Dépend de la rigueur individuelle | ✅ Processus encadrés, engagement de confidentialité |
Laisser un commentaire